புதுச் செயல் திட்டத்திற்கான வேண்டுகோள்

ஒரு புதுச் செயல்திட்டத்திற்கான வேண்டுகோள் (Request for proposal, 'RFP' எனக் குறிக்கப்படுவது) குறிப்பிட்டதொரு பொருளுக்கோ அல்லது சேவைக்கோ ஒரு புதுத் திட்டத்திற்கான வேண்டுகோளை முன்மொழிதலைச் செய்ய பெரும்பாலும் விலை கூறல் மூலமாக அளிப்பாளர்களுக்கு விடுக்கும் அழைப்பாகும். ஒரு விலை கூறல் வழிமுறை ஒரு நிறுவனத்தின் பேரம் பேசும் திறனையும் அளிப்பாளர்களுடனான் வாங்கும் சக்தியையும் வலுப்படுத்தும் சிறந்த முறைமைகளில் ஒன்றாகும். RFP வழிமுறை கொள்முதல் முடிவிற்கு கட்டமைப்பை கொண்டு வருகிறது, மேலும் சிக்கல்கள் மற்றும் நன்மைகளை நேரடியாக அடையாளங்கண்டுகொள்ளவும் உதவுகிறது. RFP வாங்கும் வழிமுறை மற்றவற்றை விட நீண்டது, ஆகவே அதைப் பயன்படுத்துவதால் கிடைக்கும் நன்மைகள் அதன் குறைகளை விட அதிகமாக இருக்கும்பட்சத்தில் மட்டுமே பயன்படுத்தப்படுகிறது. அகன்ற பற்பலத் தன்மை கொண்ட காரியமாற்றும் நிபுணர்களிடமிருந்தான சேர்க்கப்பட்ட நன்மை உள்ளீடானது தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட தீர்வு நிறுவனத்தின் தேவைகளுக்குப் பொருந்தும் என்பதை உறுதியாக்குகிறது.

RFP என்பது அளிப்பாளரின் பதிலுரையின் சரியான கட்டமைப்பு மற்றும் வடிவத்தின் வேறுபட்ட கோணங்களுக்குப் பொருந்தலாம். அளிப்பாளர்கள் அவர்களது திட்டத்திற்கான வேண்டுகோள்களில் அமைக்கத் தேர்வு செய்யும் படைப்பாற்றல் மற்றும் புதுமுறைகள் அளிப்பாளர்களின் முன்மொழிதல்களை ஒப்பிடப் பயன்படலாம். இதில் விலை கூறுபவர்களிடையேயான இசைவான தகவலைப் பெறத் தவறுவதால் முடிவெடுக்கும் செயலுக்கு தடை ஏற்படும் ஆபத்தும் உள்ளது. திறன்வாய்ந்த RFP க்கள் வழக்கமாக குறுகியகால/நீண்ட கால வணிக நோக்கங்கள் மற்றும் செயல் உத்திகளைப் பிரதிபலிக்கும். இவை விவரமான தெளிவான தகவலைக் கொடுக்கின்றன, அவற்றை நம்பியே அதற்குப் பொருத்தமான சேவையை அளிப்பாளர்கள் வழங்குகின்றனர்.

ஒரு விலை குறிப்பிடுதல் மற்றும் தகவல் தேவை வேண்டுகோள் ஆகியவை இதே போன்ற வேண்டுகோள்களே ஆகும்.

முக்கிய நோக்கங்கள்

• உறுதியான வணிக முடிவுகளை எடுப்பதற்காக பொருத்தமான தகவல்களைப் பெறுதல்.
• செயல் தந்திர மிக்கக் கொள்முதல் மீது சரியான முடிவெடுத்தல்.
• ஒரு சாதகமான உடன்பாட்டைப் பெற நிறுவனத்தின் வாங்குதல் சக்திக்கு ஆதரவளித்தல்.
• பரந்துபட்ட மற்றும் படைப்புத்திறனுள்ள தீர்வுகளை கவனத்திற்கொள்வதை ஏதுவாக்கல்.

முக்கிய பலன்கள்

• உங்கள் நிறுவனம் கொள்முதல் செய்யக் காத்திருக்கிறது என்பதை அளிப்பாளர்களுக்கு தெரியப்படுத்தி அவர்கள் தங்கள் சிறந்த முயற்சியை செய்ய ஊக்குவிக்கிறது.
• நிறுவனம் எதை வாங்குவதற்கு முன்மொழிகிறது எனக் குறிப்பிடும் அவசியத்தை வழங்குகிறது. தேவைகளுக்கான பகுப்பாய்வு முறையாக தயாரிக்கப்பட்டது எனில், அது வேண்டுகோள் ஆவணங்களில் மிக எளிதாக ஒன்றாய் இணைக்கப்பெறலாம்.
• அளிப்பாளர்களுக்கு தேர்வு வழிமுறை போட்டிமிக்கது என்ற விழிப்புணர்வை வழங்குகிறது.
• பரந்துபட்ட விநியோகமும் பதில்வினைகளும் ஏதுவாகிறது.
• அளிப்பாளர்கள் அடையாளங்காணப்பட்ட தேவைகளுக்கு உண்மையாக பதில்வினை புரிவதை உறுதிப்படுத்துகிறது.
• ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட மதிப்பீட்டு மற்றும் தேர்ந்தெடுப்பு செயல்முறையை பின்பற்றுவதன் மூலம் ஒரு நிறுவனம் பேதமின்மையை விளக்கிக்காட்டலாம். இது பொதுத் துறை கொள்முதல்களில் முக்கிய காரணியாக உள்ளது.

குறிப்புவிவரம்

ஒரு RFP இல் வழக்கமாக விலைக்கு ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வேண்டுகோள்கள் இருக்கலாம். அடிப்படை நிறுவன தகவல் மற்றும் வரலாறு, நிதித் தகவல் (நிறுவனம் திவாலாகின்ற ஆபத்து இன்றி வழங்க முடியுமானால்), தொழில் நுட்ப திறன் (சேவைகளின் பெரிய கொள்முதல்களில் பயன்படுகிறது. இதில் குறிப்பிட்ட உருப்படியை அதற்கு முன்னர் கொள்முதல் செய்யாமலிருக்கலாம் அல்லது பல்வேறு தொழில்நுட்ப முறைகளின் மூலம் அவசியங்கள் பூர்த்தி செய்யப்படுகின்றன), தயாரிப்பு பற்றிய தகவல் கையிருப்புச் சரக்கு கிடைக்கக்கூடிய தன்மை மற்றும் கணிக்ககப்பட்ட உற்பத்திக்காலம் மற்றும் நிறுவனத்தின் பொருத்தத்தை தீர்மானிக்க உதவக்கூடிய வாடிக்கையாளர் குறிப்புகள் ஆகியவை இதர வேண்டப்பட்ட தகவல்களில் அடங்கும்.

இராணுவத்தில் பெரும்பாலும் இயக்கத் தேவைகளை (OR) நிறைவேற்ற RFP இடப்படுகின்றது, அதன் பிறகு இராணுவ கொள்முதல் ஆணையம் சாதாரணமாக ஒரு விரிவான தொழில்நுட்ப குறிப்புவிவரத்தை வழங்குவாம், சாத்தியமுள்ள ஒப்பந்ததாரர்கள் அதைக் கொண்டே ஒப்பந்தப்புள்ளிகளை வழங்குவர். குடிமைப் பயன்பாட்டில், ஒரு RFP வழக்கமாக ஒரு கூட்டு விற்பனை வழிமுறையின் ஓர் பகுதியாகும், அது நிறுவன விற்பனை எனவும் அறியப்படும்.

பெரும்பாலும் RFPக்களில் முன்மொழிதல் வேண்டப்படுகின்ற பொருளின், பணித்திட்டத்தின்அல்லது சேவையின் குறிப்புவிவரங்கள் அடங்கியுள்ளன. அதிக விரிவான குறிப்புவிவரங்களில், கொடுக்கப்பட்ட வேண்டுகோள் துல்லியமாக இருப்பதற்கான வாய்ப்புக்கள் அதிகமாகஇருக்கும். பொதுவாக RFPக்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட அளிப்பாளர் அல்லது முகமையாளர் பட்டியலுக்கு அனுப்பப்படுகின்றன.

ஏலக்காரர்கள் ஒரு வேண்டுகோளை ஒரு உறுதி செய்யப்பட்ட தேதி மற்றும் நேரத்தில் திரும்ப அனுப்புவர். தாமதமான வேண்டுகோள்கள் துவக்க RFPயின் வரையறைகளைச் சார்ந்து பரிசீலிக்கப்படலாம் அல்லது பரிசீலிக்காமல் விடப்படலாம். ஒரு அளிப்பாளராக, முகமையாளராக அல்லது நிறுவன பங்குதாரராக இருப்பதற்கான பொருத்தத்தை மதிப்பிட இந்த வேண்டுகோள்கள் பயன்படுகின்றன. வேண்டுகோள்களைப் பற்றி விவாதங்களும் நடத்தப்படலாம் (பெரும்பாலும் தொழில்நுட்ப திறன்களைத் தெளிவுபடுத்த அல்லது வேண்டுகோள்களிலுள்ள பிழைகளைக் கவனிக்க). சில தருணங்களில், அனைத்து அல்லது தேர்வு செய்யப்பட்ட ஏலக்காரர்களை மட்டுமே பின் வரும் ஏலங்களில் பங்குபெற அழைக்கலாம் அல்லது அவர்களின் சிறந்த தொழில்நுட்ப மற்றும் நிதி வேண்டுகோளை சமர்ப்பிக்குமாறுகேட்கப்படலாம். இது பொதுவாக ஒரு சிறந்த மற்றும் இறுதி கோரிக்கை (BAFO) என அழைக்கப்படுகிறது.

இதர வேண்டுகோள்கள்

ஒரு விலை குறிப்பு வேண்டுகோள் (RFQ) ஏலக்காரர்களுடன் விவாதங்கள் தேவைப்படாத போதும் (முக்கியமாக ஒரு தயாரிப்பு அல்லது சேவையின் குறிப்புவிவரங்கள் முன்பே அறிந்ததாக இருக்கும்பட்சத்தில்) மற்றும் வெற்றிகரமான ஏலக்காரரை தேர்வு செய்வதில் விலையே பிரதானமான அல்லது ஒரே காரணியாக இருக்கும்பட்சத்திலும் பயன்படுத்தப்படும். பொதுவான விலை வரம்புகளைத் தீர்மானிப்பதற்கு ஒரு முழுமையான RFPயை ஐப் பயன்படுத்தும் முன்பான படியாகவும்ஒரு RFQ பயன்படலாம். இந்தச் சூழலில், முழுமையான விவரமான RFP யை எழுதுவதற்குத் தேவையான கூடுதல் ஆராய்ச்சியை மேற்கொள்ள, தயாரிப்புகள் சேவைகள் அல்லது அளிப்பாளர்கள் RFQ முடிவுகளிலிருந்து தேர்வு செய்யப்படலாம்.

RFP சில சமயங்களில் விலை குறிப்பு வேண்டுகோள்களுக்கு பயன்படுத்தப்படுகிறது.

தகவல் வேண்டுகோள் (RFI) என்பது ஒரு வேண்டுகோளாக ஒரு சாத்தியமுள்ள விற்பனையாளர் அல்லது சேவை வழங்குநரிடமிருந்து கோரப்படும் முன்மொழிதலாகும். வாங்குபவர்களின் தேவைகளை நிறைவு செய்யும் சாத்தியமுள்ள என்னென்ன பொருட்கள் மற்றும் சேவைகள் சந்தையில் கிடைக்கக்கூடும் என்பதைத் தீர்மானிக்கவும் விற்பனையாளரின் சலுகைகள் மற்றும் வலுவான காரணிகளைப் பொறுத்து அவரின் திறனை அறிந்துகொள்ளவும் இது பயன்படுகிறது. RFI க்கள் பொதுவாக பெரிய கொள்முதல்களில் பயன்படுபவை, அங்கு ஒரு தேவை பல மாற்று வழிகளின் மூலம் பூர்த்தி செய்யப்படும் சாத்தியமுள்ளது. இருப்பினும் ஒரு RFI என்பது ஏலத்திற்கான அழைப்பு அல்ல, அது வாங்குபவருக்கும் விற்பவருக்கும் இடையேயான ஒரு பிணைப்பாகவும் இருப்பதில்லை, அதுமட்டுமின்றி அது ஒரு RFP அல்லது RFQ க்கு அது வழிவகுக்கலாம் அல்லது அவ்வாறு செய்யாமல் போகலாம்.

தகுதிகளுக்கான வேண்டுகோள் (RFQ) என்பது பெரும்பாலும் RFP யின் செயல்முறையின் தொடக்கத்திற்கு முன்பு விநியோகிக்கப்படும் ஆவணமாகும். அது பல்வேறு நிறுவனங்களிலிருந்து முகமையாளரின் தகவல்களைத் திரட்டி சாத்திய ஆதாயங்களின் கணிப்புத் தொகுதி ஒன்றை உருவாக்குவதற்குப் பயன்படுகிறது. இது RFPயின் மறுபார்வையிடல் நடைமுறையை பிறருக்கு வாய்ப்பளிக்கும் முன்னரே மனுச் செய்தவர்களில் விரும்புகிற தகுதியானவர்களை சுருக்கப்-பட்டியலிடுவதை எளிதாக்குகிறது.

ஒரு ஒப்பந்தப்புள்ளி வேண்டுகோள் (RFT) என்பது மிகவும் பொதுவாக அரசால் பயன்படுத்தப்படுகிறது.

புற இணைப்புகள்

• RFPs are a valuable tool and opportunity பரணிடப்பட்டது 2010-04-18 at the வந்தவழி இயந்திரம் - Opinion article on the value of RFPs in competitive bidding
• Writing Good RFP Questions பரணிடப்பட்டது 2010-05-11 at the வந்தவழி இயந்திரம் - an article discussing how to frame and structure RFP questions.
• RFP Statement of Work Writing Guide பரணிடப்பட்டது 2010-02-12 at the வந்தவழி இயந்திரம் - A do-it-yourself guide to developing an RFP Statement of Work
• 6 steps to writing a better Request for Proposals - A primer for writing better RFPs